- A ideia central: fiscalizar antes de punir
- Os três mandamentos da plataforma
- Quem é quem: perfis e responsabilidades
- Como colocar os contratos no sistema
- A esteira do rito em dez passos práticos
- O catálogo das doze infrações do artigo 155
- O guardião de dosimetria e a multa cumulada
- Diário de bordo da execução e os atestados
- Ficha unificada do fornecedor e o artigo 161
- Boas práticas, vedações legais e blindagem procedimental
- Perguntas frequentes e respostas rápidas
1. A ideia central: fiscalizar antes de punir
A regra de ouro e simples: fiscaliza-se para consertar; pune-se apenas quando nao houve conserto.
Muitas vezes, a administração pública confunde cobrar a correção de um serviço com abrir um processo punitivo. Na Lei 14.133/2021, essas duas atividades ocorrem em momentos distintos.
A fiscalização do contrato (artigo 117) existe para apontar a falha, dar a chance da empresa consertar no prazo e juntar provas. Se a empresa corrige, o contrato segue o seu rumo e o caso é arquivado sem desgaste. Apenas quando a notificação é ignorada ou a falta é grave demais para ser relevada é que nasce o processo sancionatório (artigo 156).
É por isso que no NotificaGov todo caso nasce como ocorrência, com numeração da série OC (exemplo: OC-0001/2026), e somente ganha número de processo sancionatório da série PA (exemplo: PA-0001/2026) quando a autoridade competente assina o despacho de instauração.
2. Os três mandamentos da plataforma
1º Mandamento: Notificar antes de punir
Antes de instaurar processo sancionatório, a administração precisa notificar previamente a contratada para regularizar o serviço ou entrega. Pular a notificação é o motivo que mais causa nulidade de processos nos Tribunais de Contas.
3º Mandamento: Dosimetria não é loteria
A Lei 14.133/2021 define com clareza quais sanções são permitidas para cada conduta. Fraude e corrupção exigem declaração de inidoneidade; não cabe advertência para quem frauda. O sistema atua como um guardião eletrônico, impedindo punições ilegais.
O papel da inteligência artificial: apoio pontual no final do fluxo, não no sistema inteiro
Muitos imaginam que a plataforma seja um robô operando sozinho ao longo de todo o contrato. A realidade é o oposto. Quase a totalidade da plataforma é conduzida manualmente pelos servidores: o lançamento de medições no diário de bordo, a fiscalização de campo com fotos, a expedição da notificação preliminar do artigo 117 e o controle de prazos dependem do olhar atento do fiscal humano.
O suporte de inteligência artificial é reservado estrategicamente para a etapa de instrução e conclusão processual, mais para o final do rito. Quando a falta não é sanada e o processo punitivo avança, a ferramenta auxilia na leitura técnica dos autos para sugerir a correlação exata com os incisos do artigo 155 da Lei 14.133/2021 e na elaboração das minutas do relatório circunstanciado e da decisão administrativa com dosimetria.
Nenhuma peça é emitida ou assinada automaticamente. A inteligência artificial atua estritamente como assessora jurídica de redação, entregando um rascunho fundamentado em doutrina e legislação para que a comissão processante e a autoridade competente possam revisar, alterar e assinar com total soberania decisória.
3. Quem é quem: perfis e responsabilidades
Para evitar que uma pessoa pratique atos privativos de outro cargo, o NotificaGov divide o trabalho por perfis de acesso:
Fiscal do Contrato
Acompanha a execução cotidiana e levanta as evidências.
- Registra ocorrências de atraso ou faltas
- Emite e envia notificações prévias
- Avalia a resposta apresentada pela empresa
- Elabora o relatório circunstanciado
Comissão Processante
Conduz o rito formal após a abertura do processo.
- Expede o termo de citação e intimação
- Controla o prazo legal de 15 dias úteis
- Junta e confere a peça de defesa
- Instrui os autos com parecer conclusivo
Autoridade Competente
Detém o poder decisório da pasta ou entidade.
- Assina o despacho de instauração do PA
- Designa formalmente a comissão processante
- Profere a decisão administrativa final
- Aplica a penalidade ou acolhe a defesa
Administrador do Órgão
Cuida da infraestrutura institucional do ente.
- Cadastra novos servidores e atribui papéis
- Mantém atualizado o brasão e dados de contato
- Acompanha as séries de numeração OC e PA
4. Como colocar os contratos no sistema
O cadastro de contratos é a base que alimenta todas as peças emitidas pela plataforma. Há três maneiras simples de abastecer a base:
- Leitura direta do arquivo por inteligência artificial (recomendado): Você sobe o arquivo em PDF ou Word do contrato assinado. O leitor automático localiza o número, razão social, CNPJ, valor total, período de vigência, modalidade de licitação, nomes do fiscal e da autoridade. Você confere na tela e clica em salvar.
- Importação por planilha eletrônica: Ideal para setores que já possuem planilhas com dezenas de contratos. Basta baixar o modelo padrão, preencher as colunas e carregar na tela.
- Cadastro manual: Preenchimento campo a campo pelo formulário do sistema, com verificação automática de dígitos do CNPJ.
5. A esteira do rito em dez passos práticos
Para que nenhum servidor precise decorar centenas de artigos de leis e manuais, a tela de análise do caso funciona como uma esteira guiada. Cada passo abre apenas quando a condição anterior estiver atendida.
Registrar a ocorrência de fiscalização
O fiscal descreve de forma objetiva o que aconteceu, com datas e valores. Anexa os documentos que provam o fato: prints do painel de monitoramento, ordens de fornecimento em aberto, e-mails de cobrança ou fotos da obra parada.
Nesta mesma tela, seleciona-se o enquadramento no artigo 155 da Lei 14.133/2021. O sistema mostra imediatamente a conduta tipificada e quais sanções a lei autoriza.
Emitir e enviar a notificação prévia art. 117, § 1º
Com base no fato e nas cláusulas do contrato, o sistema redige a minuta da notificação. O documento é baixado em PDF timbrado e enviado para o e-mail cadastrado da contratada com comprovante digital de leitura (AR digital).
Registrar a resposta da contratada, ou certificar o silêncio
Se a empresa responder, o fiscal anexa a manifestação e aciona o avaliador inteligente, que analisa os argumentos técnicos. Se o prazo decorrer sem resposta, clica-se no botão de registro do silêncio, atestando nos autos que a empresa não quis regularizar.
Elaborar o relatório circunstanciado do fiscal art. 117
É a peça central da fiscalização. O fiscal compila o histórico, os prejuízos causados e conclui sugerindo a instauração do sancionatório. Se a contratada resolveu a pendência de forma satisfatória, o fiscal recomenda o arquivamento sem penalidades.
Despacho de instauração da autoridade arts. 155 e 158
A autoridade competente acolhe o relatório do fiscal, determina a autuação do processo sancionatório (nascendo o número PA) e nomeia formalmente a comissão de dois ou mais servidores estáveis responsáveis pela instrução.
Termo de citação e intimação formal arts. 157 e 158
A comissão expede a citação contendo o resumo dos fatos, as penalidades em tese cabíveis e a abertura do prazo improrrogável de 15 dias úteis para a apresentação de defesa escrita.
Juntada da peça de defesa prévia
Ao receber a petição defensiva, a comissão processante anexa o PDF protocolado ou cola o teor das alegações nos autos. Caso o prazo termine sem manifestação, registra-se a revelia da empresa.
Minuta da decisão administrativa com dosimetria art. 156, § 1º
O assistente inteligente examina cada tese defensiva levantada pela contratada contra as provas dos autos, redigindo uma minuta fundamentada de decisão com ponderação de culpa, gravidade e proposta de sanção.
Aplicação da sanção pela autoridade art. 156
A autoridade competente seleciona a penalidade final. O sistema valida se a escolha respeita os limites da lei, permite assinalar a multa cumulada (artigo 156, parágrafo 7º) e fecha os autos com a certidão definitiva.
Controle do prazo de publicidade no Ceis e Cnep art. 161
A plataforma inicia a contagem regressiva dos 15 dias úteis exigidos pela lei para envio da punição ao Portal Nacional de Contratações Públicas (PNCP) e gera a planilha com os dados prontos para inclusão no Banco de Sanções da CGU.
6. O catálogo das doze infrações do artigo 155
O artigo 155 da Lei 14.133/2021 estabelece o rol taxativo das condutas ilícitas passíveis de responsabilização administrativa no âmbito das contratações públicas. No NotificaGov, cada um dos doze incisos possui correspondência direta com as sanções admitidas pelo artigo 156. Essa amarração estruturada afasta arbitrariedades, padroniza as decisões da pasta e impede que condutas idênticas recebam tratamentos discrepantes entre secretarias municipais ou fiscais distintos, assegurando previsibilidade e segurança jurídica para o gestor e para o contratado em qualquer auditoria externa.
| Inciso | Conduta descrita | Gravidade | Sanções permitidas pela Lei |
|---|---|---|---|
| Inciso I | Dar causa à inexecução parcial do contrato | Leve | Advertência ou Multa |
| Inciso II | Dar causa à inexecução parcial com prejuízo à Administração | Média | Impedimento de licitar (até 36 meses) ou Inidoneidade |
| Inciso III | Dar causa à inexecução total do contrato | Grave | Impedimento de licitar (até 36 meses) ou Inidoneidade |
| Inciso IV | Deixar de entregar a documentação exigida | Média | Impedimento de licitar (até 36 meses) ou Inidoneidade |
| Inciso V | Não manter a proposta durante a licitação | Média | Impedimento de licitar (até 36 meses) ou Inidoneidade |
| Inciso VI | Não celebrar o contrato ou recusar assinar a ata | Média | Impedimento de licitar (até 36 meses) ou Inidoneidade |
| Inciso VII | Ensejar o retardamento da execução ou entrega | Média | Impedimento de licitar (até 36 meses) ou Inidoneidade |
| Inciso VIII | Apresentar declaração ou documento falso | Gravíssima | Declaração de Inidoneidade (36 a 72 meses) |
| Inciso IX | Fraudar a licitação ou praticar ato fraudulento na execução | Gravíssima | Declaração de Inidoneidade (36 a 72 meses) |
| Inciso X | Comportar-se de modo inidôneo ou cometer fraude fiscal | Gravíssima | Declaração de Inidoneidade (36 a 72 meses) |
| Inciso XI | Praticar atos ilícitos com vistas a frustrar o certame | Gravíssima | Declaração de Inidoneidade (36 a 72 meses) |
| Inciso XII | Praticar ato lesivo previsto na Lei Anticorrupção | Gravíssima | Declaração de Inidoneidade (36 a 72 meses) |
7. O guardião de dosimetria e a multa cumulada
Para evitar que o gestor sofra apontamentos dos Tribunais de Contas por aplicação indevida de penalidades, o sistema conta com duas travas de proteção jurídica:
O que o sistema impede automaticamente:
- Advertência em fraude: Se a conduta envolver documentos falsos ou conluio (incisos VIII a XI), a opção de advertência é bloqueada com aviso de ilegalidade.
- Prazos fora da baliza legal: O impedimento não pode ultrapassar 36 meses (artigo 156, parágrafo 4º), e a declaração de inidoneidade exige tempo entre 36 e 72 meses (artigo 156, parágrafo 5º).
A regra da multa cumulada (artigo 156, parágrafo 7º):
Diferente das demais sanções administrativas que possuem natureza excludente entre si no plano principal, a sanção pecuniária de multa desfruta de autonomia e ampla cumulatividade na Lei 14.133/2021. Conforme estabelece expressamente o artigo 156, parágrafo 7º, a multa pode ser aplicada de forma autônoma ou cumulada com advertência, impedimento de licitar ou declaração de inidoneidade. Na tela de aplicação da penalidade do NotificaGov, basta assinalar a opção de cumulação para desbloquear o campo específico do valor da multa, parametrizado dentro do teto legal entre meio por cento e trinta por cento do valor do contrato licitado.
8. Diário de bordo da execução e os atestados
Acompanhamento contratual de qualidade não se faz anotando apenas o que dá errado. O artigo 117 determina que o fiscal registre todas as ocorrências do contrato ao longo do ano.
Na aba de Execução, o fiscal pode lançar quatro tipos de registros cotidianos:
- Entrega conforme: Registra as ordens de serviço ou produtos recebidos no prazo e de acordo com o edital. É a prova de que o contrato está andando bem.
- Boa prática: Quando a empresa toma iniciativa positiva sem custo extra para o município. Serve como circunstância atenuante futura.
- Ocorrência sem culpa: Fatos imprevisíveis, como chuvas torrenciais comprovadas ou atraso motivado pela própria prefeitura. Protege tanto o fiscal quanto a contratada.
- Falta contratual: Descumprimento formal, vinculado à respectiva notificação ou processo.
Ao término de cada exercício financeiro, esse histórico acumulado de apontamentos objetivos permite a emissão de duas peças fundamentais: o Relatório Anual de Execução do Contrato, disciplinado pelo artigo 107 e exigido para instruir qualquer termo aditivo de prorrogação da vigência, e o Atestado de Cumprimento de Obrigações, fundamentado no artigo 88, parágrafos 3º e 4º. O atestado é o documento formal que a empresa utilizará para comprovar aptidão técnica em futuras licitações em todo o país. O sistema emite ambos os atos em formato PDF timbrado com o brasão do município, código alfanumérico único e QR code para validação imediata de integridade e autenticidade eletrônica.
9. Ficha unificada do fornecedor e o artigo 161
Muitas vezes uma empresa atende secretarias diferentes com desempenhos opostos. O NotificaGov junta todos os contratos sob o mesmo CNPJ, gerando uma ficha completa com taxa histórica de pontualidade e penalidades já aplicadas.
Essa ficha atende ao artigo 60, inciso II da Lei 14.133/2021, que coloca o desempenho prévio como segundo critério de desempate em licitações, e ao artigo 36, parágrafo 3º, para pontuação técnica.
10. Boas práticas, vedações legais e blindagem procedimental
A condução de contratos públicos exige rigor para afastar nulidades em auditorias e tribunais.
A regra de ouro: retenção de pagamento não é sanção administrativa
A regra é direta: pagamento de serviço prestado não se retém nem se segura como punição. Muitos fiscais tentam segurar faturas para pressionar a empresa a corrigir falhas ou atrasos. Essa conduta é ilegal. O STJ e o TCU já pacificaram que reter pagamento por prestação já executada configura enriquecimento sem causa do poder público.
A resposta jurídica para o descumprimento é uma só: notificação prévia e processo sancionatório formal. A única retenção preventiva admitida em lei restringe-se aos encargos trabalhistas e previdenciários nas terceirizações com dedicação exclusiva de mão de obra (artigo 121, parágrafo 3º).
Espécies de multa: moratória versus compensatória
O artigo 156 estabelece o teto de trinta por cento do contrato para a multa, mas a jurisprudência do STJ (REsp 1.355.554/RJ) separa duas naturezas bem distintas:
- Multa moratória: decorre do simples atraso culposo no cumprimento de prazos ou etapas, calculada por dia de mora sobre a parcela inadimplida.
- Multa compensatória: destina-se a indenizar o órgão pela inexecução parcial ou total do objeto, incidindo sobre o saldo ou valor global do instrumento contratual.
Prescrição quinquenal da pretensão punitiva (artigo 158, parágrafo 4º)
A pretensão punitiva prescreve em cinco anos, contados da data em que a Administração tomou ciência formal da infração. A instauração formal do processo sancionatório pela autoridade competente interrompe essa contagem, impedindo que apurações engavetadas caduquem sem desfecho.
Impedimentos legais na designação do fiscal do contrato
Por fim, o princípio da segregação de funções (artigo 7º da Lei 14.133/2021) proíbe que ordenadores de despesa, responsáveis pelo setor financeiro de pagamentos, pregoeiros da licitação e autores do termo de referência atuem como fiscais da mesma contratação.
11. Perguntas frequentes e respostas rápidas
Posso aplicar advertência para atraso com prejuízo comprovado?
Não. O artigo 156, inciso I, reserva a advertência com exclusividade para a inexecução parcial simples que não cause dano à administração. Se houve prejuízo, a conduta é do inciso II do artigo 155, cuja resposta legal é impedimento de licitar ou inidoneidade, sempre podendo cumular multa.
O que fazer se a empresa sumir e não responder à notificação?
Espere o prazo de regularização terminar. No dia seguinte, clique no botão de registrar ausência de manifestação. O sistema lavrará a certidão de silêncio nos autos, justificando o avanço imediato para o relatório circunstanciado e instauração do processo punitivo.
Como provar que a empresa recebeu a intimação por e-mail?
O sistema anexa um identificador invisível de confirmação de entrega (AR digital). Quando a empresa abre a mensagem, a data e hora exatas são registradas nos autos, iniciando a contagem do prazo legal de 15 dias úteis a partir do primeiro dia útil seguinte.
A inteligência artificial atua na plataforma inteira ou pode punir sozinha?
Não em ambos os casos. A inteligência artificial não governa o sistema e não atua em quase todas as rotinas diárias, que são conduzidas exclusivamente por servidores públicos, como o cadastro, a fiscalização de campo, o diário de bordo e as notificações prévias. A ferramenta de inteligência artificial é acionada pontualmente mais para o final do rito, auxiliando a sugerir o enquadramento do artigo 155 e a redigir minutas técnicas de relatórios e decisões administrativas. Toda decisão, dosimetria e assinatura final pertencem exclusivamente à autoridade competente.